20 Tipps, um die Herausforderung „Innovation Homeoffice“

Was für Außendienstler, Vertriebsfachleute, Manager und Berater in punkto Home-Office längst normal ist, hat einige kalt erwischt. Ab März 2020 gab es für viele Menschen eine große Veränderung im Arbeitsalltag. In diesem Zeitraum war ich für ein führendes Messebauunternehmen mit dem Projekt „ Event Digitalization“ tätig. Bis dahin waren Live-Messen die Geschäftsgrundlage der Veranstaltungsbranche und für Aussteller eine der wichtigsten Plattformen zur Geschäftsanbahnung, es veränderte teilweise auch mein tägliches Handeln.

Zum Glück ist die Branche der Vertriebler, Berater, Forscher bei der Arbeit schon immer remote arbeitsfähig und dies auch gewohnt. Schon vor knapp 30 Jahren habe ich zum Beispiel die Daten und Kennzahlen per „Floppy-Disk“ mit der Post an die Firmenzentrale zur Übertragung auf den Hauptrechner geschickt. Mit den technischen Lösungen von heute kein Vergleich – damals Steinzeit, heute Raumschiff Enterprise. Richtig klasse finde ich die Technologie der Video-Chats. Mein Arbeitstag fängt bis auf die Reisen genauso an, wie sonst im Homeoffice. Der COVID 19 Situation geschuldet, sind viele meiner Kunden und Interessenten zwar im Krisenmodus, viele denken jedoch auch bereits nach der Krise.

Eine Krise ist temporär und ich bin Optimist, unterstütze meine Kunden, wo es geht. Ich telefoniere mehr und die Web-Konferenzen per Zoom, Skype GOTo Webinar haben extrem zugenommen bei den Firmen, die entsprechend ausgestattet sind. Ich kenne Unternehmen, die in zwei bis drei Tagen alles umstellen konnten. Und ich kenne Unternehmen, die schon längst dazu fähig sein sollten, damit der Betriebsausfall so gering wie nötig ist. Gerade in den Schulen stelle ich auch fest, dass da teilweise einiges digital funktioniert – das Gegenteil jedoch noch weit verbreitet ist und ein Kontakt zu den Schülern bei Ausfall des Präsenzunterrichts noch nicht gut möglich ist. So etwas kann ich heutzutage gar nicht verstehen, das Kultusministerium sollte hier mal aufs Gaspedal treten!

Betroffene Eltern mit zwei Jobs, deren Kinder zuhause waren, verstehen bestimmt, was ich meine. Nach der Krise wird das Thema New Work einen ganz anderen Stellenwert haben. Viele Unternehmen und Mitarbeiter wurden durch diesen Shut Down zur „Innovation Homeoffice“ gezwungen und viele werden merken: Es funktioniert. Es steigert die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit. Natürlich braucht man auch Live-Gespräche, um sich auszutauschen – und das nicht nur am Kaffee-Automat oder in der Kantine, das ist ganz wichtig und liegt in unseren Genen. In vielen Arbeitsverträgen werden Homeoffice Tage, Remote-Working das normalste der Welt sein: Chats, Webinare, Bildkonferenzen, Online-Meetings, Live-Streamings werden normal sein, sofern die digitale Kompetenz geschult und angenommen wird.

Bei der Diskussion um das Thema Homeoffice spielt der Aspekt Vertrauen eine sehr große Rolle. Während sonst Vorgesetzte im Büro alle im Blick hatten, stellt sich die Frage: Wie arbeiten die Kollegen und Mitarbeiter dort eigentlich? Funktioniert das gut? Wo kann der Arbeitgeber bei der Ausstattung unterstützen? Welche Räumlichkeiten eignen sich? Darf der Arbeitgeber einfach zur Kontrolle vorbeikommen – er hat ja schließlich auch eine gewisse Kontrollpflicht, da er für die Einhaltung von Arbeitsschutz und Datenschutz im Homeoffice sorgen muss.

Meine 20 Top-Tipps zum Home-Office:

• Idealerweise getrennte Räumlichkeit, um Home von Office zu trennen.
• Klare Struktur: Start – Pause – Kernarbeitszeit, in der man für Kollegen erreichbar ist – Arbeitsende.
• Entsprechende Kleidung, bequem und angemessen, Schuhe und nicht „den Couch-Look“; klare Absprache mit Familie oder Partner (wann Pause, wann Störung erlaubt).
• Gute Technik (Geräte, Zubehör, W-Lan, Internet-Chat, Lösungen, Cloud). Da gibt es mittlerweile richtig gutes Equipment, falls es der Arbeitgeber nicht zur Verfügung stellen kann oder muss. Google findet eine Antwort für alles.
• Richtig sitzen im Homeoffice: Wer von dort arbeitet, sollte regelmäßig seine Körperhaltung überprüfen. Laut Berufsgenossenschaften (VBG) wird die Haltung wie beim Buch lesen empfohlen. Der Bildschirm steht entsprechend leicht nach hinten geneigt.
• Wenn Sie Video-Chats durchführen empfehle ich das Licht von der Seite oder Front (Fenster) und wenn Sie ein „Videolicht“ kaufen, von vorne, dann spiegelt nichts. Beleuchtung nur von oben erzeugt „Augenränder“, im Theater so gewollt in der Konferenz Finger weg von der „Inszenierung“.
• Riesen Nasen vermeiden! Gerade bei Videochats gilt es wie bei Selfies darauf zu achten, dass Sie mindestens Armlänge, besser 80-90 Zentimeter Abstand zur Kamera haben. Sonst ist die Optik total verzerrt und die Proportionen stimmen überhaupt nicht. Achtung, Kameras sind gnadenlos und fangen alle ungewollten Details wie Pickel, ungepflegte Augenbrauen bis zu den Nasenharen ein. Vor dem Start einen kritischen Blick in den Spiegel und schon läufts.
• Absolutes NOGO ist die Kameraperspektive von unten! Doppelkinn, Nasenlochperspektive, schlechte Rasur – alles wird aufgedeckt und man kommt ist nicht gerade sympathisch rüber. Beim Film gibt es dafür ja die MASKE, die alles schön (er) macht.
• Sie sind Brillenträger*in? Die muss blitzeblank sein, Kontrollblick und Reinigungstuch bereithalten.
• Vermeiden Sie bei Video Chats folgende Fehler: Verkrampftes und übertriebenes Lächeln. Bleiben Sie locker, ist zwar einfach gesagt, wird aber mit der Zeit.
• Permanent in den angezeigten Bildschirm der anderen Teilnehmer schauen, fokussieren Sie sich auf die Kamerahöhe. Das erzeugt mehr Nähe für den Betrachter und schließlich geht es heutzutage auch darum, digitales Vertrauen aufzubauen.
• Die Kamera sollte entweder auf Augenhöhe oder minimal etwas von oben nach unten eingestellt sein. Das machen die beim Film auch so und wenn Sie das bei den Selfies so machen, klappts auch.
• Der Hintergrund sollte aufgeräumt sein (wirken). Idealerweise ein Logo der Firma an der Wand um auch hier das Branding zu stärken.
• Die richtige Höheneinstellung der Kamera im Laptop können Sie ganz einfach mit einem Bücherstapel einrichten.
• Auf die Psyche achten. Was früher eventuell die Fahrt mit dem Fahrrad zum Arbeitsplatz war, unbedingt ersetzen durch Spazierengehen, Jogging in den Feldern und im Wald. Da wird Kreativität, Power, frische Luft getankt. So stimmt auch das positive Mindset wieder!
• Eine angenehme Atmosphäre schaffen, dass man sich wohlfühlt.
• Wenn es mal blöd läuft: Freunde oder gute Kunden anrufen, um nett zu Plaudern.
• Die Führungskräfte sollten bei den Teams sogenannte Motivationscalls machen und auch entsprechende Online-Meetings, Coffee Breaks einberufen, damit die Außenstellen beim Geschehen im Büro mit dabei sind. Nur so wird der Team-Gedanke beibehalten und weiterhin gestärkt.
• Sie haben „Bammel“ vor Videocalls und würden am liebsten nur ans Telefon? Schalten Sie die Kamera ab und lassen nur das Micro an. Das schont zwar die Kapazität der Internet-Leitung, gegenüber den Gesprächspartnern ist es aber nicht so optimal. Außer man schlägt vor, das mache ich oft, wenn mehr als 30 Personen im Webinar oder Lehrgang sind, dass man nur am Anfang und am Schluss die Kameras einschaltet.
• Sie sollen im Chat Ihr Angebot als Power Point präsentieren, können jedoch die Technik nicht? Das ging allen so. Hier hilft nur üben, üben, üben. Viel Spaß und Erfolg. Fragen? Dann los!